Programmteil

Funktionalitäten

Allgemeine Merkmale

• 32-Bit-Client-Server-Architektur
• SQL-Datenbank (im Preis enthalten)
• Übersichtlich gestaltete Eingabemasken
• Bedienung sowohl per Maus als auch per Tastatur möglich
• Benutzerverwaltung mit Definition von Zugriffsrechten u. Stornoprotokoll
• Verwaltung von Objekten (z.B. Zimmer) u. Leistungen (Extras)
• Einteilung der Zimmer in Kategorien (z.B. Einzel- und Doppelzimmer)
• Anzahl der definierbaren Leistungen (Extras) nicht beschränkt
• Preise staffelbar nach Saison, Aufenthaltsdauer und Anzahl Personen, zusätzlich können Preislisten für unterschiedliche Kundengruppen (z.B. Firmen) angelegt werden
• Kur-/Ortstaxen-Abrechnung
• Freie Gestaltung aller Druckvorlagen
• Integrierte Datensicherung und Wiederherstellung
• Integriertes Fernwartungssystem

Gäste/Firmen - Verwaltung

• Übersichtliche Verwaltung Ihrer Gästedaten
• TAPI-Anbindung (Telefonanrufe starten direkt aus HS/3®)
• Verwaltung von mitreisenden Personen u. Familienangehörigen
• Jedem Gast können frei definierbare Eigenschaften hinterlegt werden
• Automatisiertes Drucken von Geburtstagsanschreiben
• Automatische Orts- und PLZ-Suche bei Eingabe von neuen Gästen (für Deutschland, Österreich, Schweiz und Italien)
• Gasthistorie

Objekt - Verwaltung

• Verwaltung aller Vermietobjekte (z.B. Zimmer, Ferienwohnungen, Ferienhäuser)
• Einteilung aller Vermietobjekte in Objektkategorien (beliebig viele)
• Erfassung von abrechnungsspezifischen Daten (z.B. Beschreibung des Objekts in Angeboten/Bestätigungen/Rechnungen, MwSt.-Satz, DATEV-Kto. usw.)
• Verwaltung von Sonderwünschen und Aufpreisen (z.B. Aufbettung, Aufpreise für besondere Merkmale wie Seeblick etc.)
• Beliebig viele Objekte pro Objektkategorie anlegbar (lediglich beschränkt durch die erworbene Lizenz)
• Ausstattung jedes einzelnen Vermietobjekts ist frei anlegbar (Einzel-/Doppelzimmer, Bad/WC, ISDN usw.)
• Verwaltung von Zeiträumen, in denen einzelne Vermietobjekte gesperrt sind (z.B. durch Umbau)

Leistungen

• Verwaltung von beliebigen Leistungen, die über die Vermietung hinausgehen
• Anzahl der zu verwaltenden Leistungen unbeschränkt
• Einteilung in in Warenkategoien und Warengruppen für statistische Auswertungen
• Erfassung von abrechnungsspezifischen Daten (z.B. Beschreibung der Leistung in Angeboten/Bestätigungen/Rechnungen, MwSt.-Satz, DATEV-Kto. usw.)

Preise

• Beliebig viele Preislisten anlegbar, beispielsweise für verschiedenen Kundenkategorien (z.B. Firmen, Geschäftsreisende, Privatgäste, Reisebüros etc.)
• Preise für Vermietobjekte, Sonderwünsche und Aufpreise lassen sich staffeln nach Saison, Aufenthaltsdauer und/oder Belegung (z.B. Doppelzimmer, die als Einzelzimmer verkauft werden)
• Anzahl der Splittzeiträume ist nicht begrenzt
• Preise für Leistungen lassen sich staffeln nach Saison, Tageszeit, in Anspruch genommener Anzahl und/oder Nutzungsdauer
• ein Preislisten-Assistent hilft bei der Neuanlage einer Preisliste
• sämtliche Preise lassen sich zentral in einer einzigen Eingabemaske verwalten

Angebote / Buchungen

• Preise für einzelne Objekte, Leistungen und Pauschalreisen werden automatisch aus der Preisliste herausgesucht (passende Preise zur Saison, Aufenthaltsdauer, Belegung etc.)
• Erfassung von Einzel- und Gruppenbuchungen möglich
• stets automatische Berechnung der Gesamtsummen
• Erfassung von Anzahlung und Fälligkeitsdatum oder Vorauszahlungen
• Umzug von Gästen
• Erfassung des Buchungsstatus (z.B. vorgemerkt, gebucht usw.)
• Angebote lassen sich optional im Belegungsplan darstellen
• Einleitungs- und Schlußtexte lassen sich bei einzelnen Vorgängen bearbeiten, standardmäßig werden die vom Benutzer festgelegten Textbausteine verwendet
• Angebote, Reservierungsbestätigungen und Rechnungen lassen sich in verschiedenen Darstellungen ausdrucken (verschiedene Layouts, Briefköpfe mit Logos usw.)
• Ausdrucken einer Anmahnung der Reservierungsbestätigung mit beliebigen Einleitungs- und Schlußtexten, ein Assistent hilft hier bei der Auswahl der anzumahnenden Buchungen
• Angebote lassen sich umwandeln in Buchungen
• Erfassung von An- und Abreise der einzelnen Gäste
• Check-In/Check-Out-Assistent mit Abfragemöglichkeit (z.B. Welche Gäste kommen heute an/reisen heute ab?), Ausdruckmöglichkeit einer Reinigungsliste für Zimmerpersonal (z.B. Welche Sonderwünsche hat der Gast, was ist aufpreispflichtig gebucht worden?), Checkliste für eingecheckte Gäste (welche Gäste halten sich zur Zeit im Haus auf?)
• Gästeliste mit Abfragemöglichkeit (z.B. in welchen Zimmer befindet sich Gast XY?)
• Zeitnahe Erfassung von Leistungen, die während des Aufenthalts in Anspruch genommen wurden (z.B. Minibar usw.)
• Automatische Abrechnung der Buchung
• Ausdrucken von An- und Abreiselisten, Reinigungslisten, Verpflegungslisten etc.

Rechnungen und Gutschriften

• Schnelle Möglichkeit der Rechnungserstellung über die Sofortrechnung
• Einfache und schnelle Erstellung von Splitt- oder Sammelrechnungen durch einfaches Verschieben der einzelnen abzurechnenden Positionen auf die Rechnung
• Automatische Berücksichtigung von Anzahlungen/Vorauszahlungen
• Erfassung der Zahlungsart (z.B. bar, AMEX, Eurocard, VISA usw.)
• stets Überblick über bereits abgerechnete und offene Leistungen
• Erstellung von Gutschriften mit Hilfe eines Assistenten, Stornierung kompletter Rechnungen oder einzelner Rechnungspositionen
• Ausdruck der Rechnung mit beliebigen Einleitungs- und Schlußtexte und in verschiedenen Layouts
• Rechnungen lassen sich in verschiedenen Darstellungen ausdrucken (verschiedene Layouts usw.)

Grafischer Belegungs-
plan

• Übersichtliche Darstellung aller Buchungen
• Freies Scrollen im Belegungsplan
• Neueingabe von Buchungen durch Einzeichnen per Maus, Verschieben oder Verlängern per Drag & Drop
• Grafische Durchführung von Umzügen
• Anpassung des Belegungsplans (Tagesbreite, Höhe der Zeilen)
• Darstellung von Sonderzeiten (z.B. Feiertage)
• Anzeigen von wichtigen Buchungsdetails, wenn mit der Maus auf eine Buchung gezeigt wird
• Schnelle Navigation mit Direktzugriff auf die einzelnen Monate
• Bearbeiten der Buchung direkt aus dem Belegungsplan heraus möglich (z.B. Check-In, Rechnung erstellen usw.)
• Druckmöglichkeit des Belegungsplans

Reservierungen

• Erfassung von Einzel- und Gruppenbuchungen über eine übersichtliche Eingabemaske oder grafisch im Belegungsplan
• Automatische Zuordnung der passenden Preise, Eingabemöglichkeit von Sonderpreisen
• Definitionsmöglichkeit von inkludierten Leistungen (z.B. im Preis enthaltenes Frühstück)
• Druckmöglichkeit von Angeboten, Reservierungsbestätigungen, Inforechnungen sowie Anmahnungen zu überfälligen Reservierungsanzahlungen
• Verschicken als Fax oder eMail, Ausgabemöglichkeit als PDF
• Check-In / Check-Out mit integrierter Rechnungserstellung
• Buchen von Rezeptionsverkäufen (Verkäufe ohne Zimmerbelegung)

Rechnungen

• Einfache Erstellung von Rechnungen als Sofort-, Sammel- oder Splittrechnung
• Bis zu 3 Zahlungsarten je Rechnung möglich
• Anzahl der möglichen Splittrechnungen zu jeder Buchung ist nicht begrenzt
• Verrechnungsmöglichkeit von bereits geleisteten Vorauszahlungen
• Erstellung von Gutschriften
• Storno-Möglichkeit von Rechnungen
• Buchen von Zahlungseingängen mit Verrechnung von Teilbeträgen und Zahlungsstorno
• Liste der offenen Posten
• Automatisches 3-stufiges Mahnwesen

Statistiken und Listen

• Drucken von Belegungs-, An-/Abreise-, Reinigungs- und Verpflegungslisten
• Grafische Umsatzstatistiken mit Vorjahresvergleichen
• Alle Werte brutto oder netto abrufbar
• Auslastungslisten (prozentual/absolut)
• Tagesabschluss mit gebuchten und fakturierten Umsätzen sowie Einnahmen je Zahlungsart
• Managerbericht
• Rechnungslisten für den Steuerberater
• Monatliche Beherbergungsstatistik
• Abzuführende Kur-/Ortstaxe
• Sämtliche Listen lassen sich vielfältig filtern und sortieren
• Ausgabemöglichkeit als PDF